Cómo controlar el stock en tu farmacia para mejorar tu rentabilidad
Los productos en falta y el stock inmovilizado son las dos caras de un mismo problema: una gestión del inventario que no está suficientemente ajustada a la demanda real de tu farmacia.
Controlar el stock no significa simplemente saber cuántas unidades tienes en el almacén. Significa decidir, con datos, qué comprar, cuánto comprar y cuándo hacerlo, buscando un equilibrio entre disponibilidad y rentabilidad.
En Sisfarma acompañamos desde 2008 a farmacias a optimizar su stock, sus compras y su rentabilidad. En esta guía encontrarás los principales conceptos y métodos para controlar el stock, detectar los productos que están generando problemas y convertir la gestión del inventario en una herramienta para mejorar la rentabilidad del negocio.
¿Qué es el control de stock en una farmacia?
El control de stock es el conjunto de procesos que permiten conocer, organizar y ajustar las existencias de una farmacia para garantizar que haya suficientes productos disponibles sin mantener un exceso de inventario.
Se trata de conseguir el producto adecuado, en la cantidad adecuada y en el momento adecuado.
Para tomar estas decisiones hay que tener en cuenta tres elementos principales:
- La demanda: qué productos vendes, con qué frecuencia y en qué cantidad.
- El nivel de existencias: cuánto producto tienes actualmente almacenado.
- El capital inmovilizado: cuánto dinero tienes invertido en productos que todavía no has vendido.
La relación entre estos tres factores es fundamental. Si compras demasiado, aumenta el capital inmovilizado y el riesgo de caducidades. Si compras demasiado poco, aumentan las faltas y puedes perder ventas o generar una peor experiencia para el paciente.
Por eso, el objetivo del control de stock es encontrar para cada referencia un nivel de existencias adecuado a su demanda, importancia y plazo de reposición.
¿Por qué es importante?
Gestionar el stock correctamente es crucial para mantener un buen nivel de servicio y utilizar el capital de la farmacia de forma eficiente.
Una farmacia puede tener miles de productos y cada uno comportarse de una manera diferente. Algunos se venden varias veces al día, otros tienen una demanda estacional y otros pueden permanecer meses en una estantería.
Gestionarlos todos con el mismo criterio suele provocar dos problemas:
- Sobrestock: tienes más unidades de las que necesitas y una parte de tu dinero permanece inmovilizada en el almacén. Lo que genera caducidades, devoluciones y pérdida de liquidez.
- Faltas: no tienes disponible un producto cuando un cliente lo solicita. Lo que se traduce en ventas perdidas, encargos, visitas adicionales o clientes que buscan el producto en otro establecimiento.
Cómo controlar el stock de una farmacia paso a paso
Controlar el stock de forma profesional requiere pasar de una gestión basada únicamente en la experiencia a un sistema que combine datos de ventas, rotación, demanda, plazos de entrega, existencias y rentabilidad.
Puedes estructurar este proceso en seis pasos.
1. Clasifica tus productos según su importancia y rotación
No todas las referencias de una farmacia necesitan el mismo nivel de atención.
Una de las formas más habituales de organizar el inventario es utilizar la clasificación ABC, que permite diferenciar los productos según su peso dentro de la actividad de la farmacia.
En términos generales:
Esta clasificación permite concentrar los esfuerzos de gestión donde realmente tienen mayor impacto.
Imagina que una farmacia tiene 2.000 referencias. No tendría sentido dedicar el mismo tiempo a decidir cuánto comprar de un medicamento que se dispensa varias veces al día que a un producto que se vende una o dos veces al año.
Sin embargo, la rotación no debe ser el único criterio.
Un producto puede venderse poco y, aun así, ser importante para determinados pacientes. Por eso, la clasificación económica debe complementarse con la importancia sanitaria y comercial de cada referencia.
Una referencia de baja rotación, pero necesaria para un paciente crónico, no debería gestionarse igual que un producto de parafarmacia cuya demanda es completamente ocasional.
2. Calcula cuánto stock necesitas de cada producto
Una vez clasificadas las referencias, el siguiente paso es determinar cuánto necesitas tener disponible y en qué momento debes realizar un nuevo pedido.
Para ello hay varios conceptos que conviene entender.
Demanda media
La demanda media indica cuánto producto vendes normalmente durante un periodo determinado.
Por ejemplo, si durante los últimos tres meses has vendido 300 unidades de una referencia, su demanda media mensual sería de unas 100 unidades.
Cuanto mejor conozcas la demanda real, más fácil será evitar compras excesivas o insuficientes.
Plazo de entrega
El plazo de entrega es el tiempo que transcurre desde que realizas un pedido hasta que recibes la mercancía.
Este dato es especialmente importante porque no basta con saber cuánto vendes. También necesitas saber cuánto tardas en poder reponer lo vendido.
Si un producto vende 5 unidades al día y tu distribuidor tarda dos días en entregarlo, necesitas disponer de existencias suficientes para cubrir esas ventas mientras esperas el pedido.
Stock de seguridad
El stock de seguridad es un pequeño colchón de existencias que permite hacer frente a situaciones imprevistas.
Puede protegerte, por ejemplo, ante:
- Un aumento puntual de la demanda;
- Retrasos en la entrega;
- Variaciones en las ventas;
- Incidencias de suministro.
No todas las referencias necesitan el mismo stock de seguridad. Mantener un gran colchón para productos de baja rotación puede aumentar innecesariamente el capital inmovilizado.
Punto de pedido
El punto de pedido indica cuándo debes realizar una nueva compra para evitar quedarte sin existencias antes de recibir el siguiente suministro.
Una fórmula sencilla para entenderlo es:
Por ejemplo: si una referencia vende 10 unidades al día, el distribuidor tarda dos días en entregarla y quieres mantener un stock de seguridad de 10 unidades:
Punto de pedido = (10 × 2) + 10 = 30 unidades
Cuando las existencias bajen hasta aproximadamente 30 unidades, sería el momento de realizar el pedido.
El ejemplo es sencillo, pero muestra la lógica detrás de una gestión profesional: no esperas a que el producto se agote para comprarlo, sino que anticipas la reposición en función de su demanda y de tu plazo de suministro.
3. Utiliza FEFO para reducir las caducidades
En una farmacia, controlar cuánto stock tienes no es suficiente. También necesitas controlar qué productos deben salir primero.
Aquí conviene diferenciar dos criterios:
- FIFO (First In, First Out): lo primero que entra es lo primero que sale.
- FEFO (First Expired, First Out): lo primero que caduca es lo primero que debe salir.
Para productos con fecha de caducidad, FEFO es el criterio más adecuado, porque prioriza la salida de las unidades cuya fecha de vencimiento está más próxima, independientemente de cuándo hayan entrado en el almacén.
Aplicarlo de forma sistemática ayuda a reducir el riesgo de que un producto permanezca olvidado hasta que deje de ser comercializable.
El criterio FEFO es especialmente relevante en medicamentos, pero también puede aplicarse a otras categorías con caducidad o vida útil limitada, como determinados productos de parafarmacia, dermocosmética o suplementación.
Además, la gestión por lotes adquiere especial importancia cuando existe una alerta de calidad o una retirada de producto. La Agencia Española de Medicamentos y Productos Sanitarios (AEMPS) puede comunicar retiradas que afecten a lotes concretos, por lo que poder localizar rápidamente dónde están esas unidades facilita la actuación de la farmacia.
4. Detecta y corrige el sobrestock
El sobrestock aparece cuando tienes más existencias de las que necesitas para cubrir la demanda prevista.
A primera vista puede parecer un problema menor. Después de todo, tener producto disponible parece positivo. Sin embargo, cada unidad almacenada representa dinero que todavía no has recuperado mediante una venta.
Además, cuanto más tiempo permanece una referencia sin rotar, mayor puede ser el riesgo de:
- Caducidad;
- Deterioro;
- Obsolescencia;
- Pérdida de valor;
- Espacio ocupado innecesariamente;
- Capital inmovilizado.
¿Cómo detectar el sobrestock?
Una primera señal son las referencias que llevan varios meses sin movimiento.
También conviene analizar:
- Productos de clase C y D con existencias elevadas;
- Referencias cuyo stock supera ampliamente su demanda habitual;
- Compras realizadas por promociones que no han generado la rotación esperada;
- Productos próximos a caducar;
- Pedidos que acumulan unidades sin salida.
Por ejemplo, una promoción puede ofrecer un precio atractivo por comprar 50 unidades en lugar de 10. Pero si normalmente vendes 5 unidades al mes, esas 50 unidades pueden convertirse en un problema de inventario.
Una compra más barata no siempre es una compra más rentable.
Lo importante es analizar el coste total de mantener ese producto almacenado y el tiempo que tardará en convertirse nuevamente en liquidez.
¿Cómo reducir el sobrestock?
Cuando detectes una referencia sobredimensionada, algunas medidas posibles son:
- Reducir temporalmente las compras de esa referencia.
- Revisar si es posible devolver parte de las existencias al distribuidor.
- Ajustar el stock mínimo.
- Priorizar la salida de unidades próximas a caducar.
- Revisar las condiciones de futuras promociones.
- Analizar por qué se generó el exceso para evitar que vuelva a ocurrir.
La finalidad no es eliminar todas las existencias de baja rotación. El objetivo es evitar mantener más capital del necesario en productos que no tienen una salida suficiente.
5. Controla las faltas sin sobredimensionar el inventario
Una falta puede deberse a diferentes causas:
- No se detectó a tiempo que las existencias estaban bajando;
- El punto de pedido era demasiado bajo;
- El plazo de entrega real era superior al utilizado en el cálculo;
- La demanda aumentó inesperadamente;
- Hubo un problema de suministro;
- El producto se vendió más rápido de lo previsto.
Por eso, registrar las faltas es tan importante como registrar las ventas.
Puedes empezar con algo tan sencillo como contabilizar cada ocasión en la que un empleado tiene que decir que un producto no está disponible.
Después, analiza qué referencias concentran las faltas y con qué frecuencia se producen.
No todas las faltas tienen el mismo impacto. Una rotura recurrente de un producto de alta rotación puede tener un coste mucho mayor que la falta puntual de una referencia que se vende una vez al año.
¿Cómo reducir las faltas?
El primer error sería aumentar el stock de seguridad de todo el catálogo.
Eso solucionaría algunas faltas, pero probablemente generaría más sobrestock.
Una estrategia más eficiente consiste en concentrar los ajustes en las referencias que realmente lo necesitan.
Puedes:
- Revisar las referencias A con faltas recurrentes;
- Actualizar los plazos de entrega utilizados en tus cálculos;
- Ajustar el punto de pedido;
- Revisar el stock de seguridad;
- Analizar los cambios recientes en la demanda;
- Diferenciar los problemas de disponibilidad del distribuidor de los problemas de reposición interna.
Así se consigue mejorar el nivel de servicio sin llenar el almacén de productos que no rotan.
6. Mide si tu stock es realmente rentable
Contar las unidades almacenadas no te permite saber si estás gestionando bien el inventario.
Para ello necesitas indicadores que relacionen stock, ventas, coste y margen.
Dos de los más útiles son el índice de rotación y el GMROI. También resulta útil conocer los días de cobertura.
Índice de rotación de stock
El índice de rotación indica cuántas veces se renueva tu inventario durante un periodo determinado.
La fórmula es:
Cuanto mayor sea la rotación, más rápido estás convirtiendo el inventario en ventas, aunque un valor elevado no siempre es positivo si se consigue a costa de generar demasiadas faltas.
Por eso, la rotación debe analizarse junto con otros indicadores como los días de cobertura. Estos indican aproximadamente cuánto tiempo podrías seguir vendiendo con el stock disponible si no realizaras nuevas compras.
Una cobertura demasiado alta puede ser una señal de exceso de inventario. Una cobertura demasiado baja puede aumentar el riesgo de faltas.
De nuevo, no existe un número universal que sea bueno para todas las farmacias ni para todas las referencias. La cobertura adecuada depende de la rotación, la demanda, el plazo de suministro y la importancia del producto.
GMROI
El GMROI, o margen bruto de retorno de la inversión en inventario, permite relacionar el margen generado con el dinero invertido en stock.
La fórmula es:
Este indicador responde a una pregunta útil:
¿Cuánto margen estoy generando por cada euro que tengo invertido en inventario?
Un ejemplo práctico
Supón que una farmacia vende al año 1.200.000 € a precio de coste y mantiene un inventario medio de 180.000 €.
Con estos datos:
- Rotación = 6,67 vueltas al año.
- Días de cobertura ≈ 55 días.
- Si el margen bruto generado sobre ese inventario permite un GMROI de 1,80, cada euro invertido en stock genera 1,80 € de margen bruto.
Ahora imagina que, después de analizar el inventario, consigues eliminar referencias sin rotación, gestionar mejor los encargos no retirados y aplicar correctamente FEFO, reduciendo el inventario medio hasta 144.000 € sin perder ventas.
En ese escenario:
- La rotación sube hasta 8,33 vueltas.
- La cobertura baja hasta aproximadamente 44 días.
- El GMROI aumenta hasta 2,25.
Además, has liberado 36.000 € de capital que antes permanecía inmovilizado en el almacén.
Este ejemplo permite entender que mejorar el stock no significa necesariamente vender más, sino conseguir que el dinero invertido en inventario trabaje de forma más eficiente.
Cómo convertir el control de stock en una rutina de gestión
El control de stock no debería ser una tarea que solo se realiza cuando el almacén está desordenado o aparecen problemas de caducidad.
Para que sea realmente útil, debe convertirse en una rutina periódica de análisis y ajuste.
¿Qué revisar cada día?
El seguimiento diario debería centrarse en las incidencias que requieren una respuesta rápida:
- Faltas.
- Pedidos pendientes.
- Productos con problemas de suministro.
- Encargos.
- Incidencias relacionadas con la disponibilidad.
El objetivo es evitar que una incidencia puntual se convierta en una falta recurrente.
¿Qué revisar cada semana?
Una revisión semanal permite detectar tendencias.
Por ejemplo:
- Referencias con faltas repetidas.
- Productos que están aumentando su rotación.
- Referencias que acumulan demasiado stock.
- Pedidos que no se han retirado.
- Productos próximos a caducar.
- Cambios en la demanda.
No necesitas analizar todas las referencias con la misma profundidad. La clasificación ABC permite concentrar el esfuerzo en las que tienen mayor impacto.
¿Qué analizar cada mes?
El análisis mensual debería tener una visión más estratégica.
Puedes revisar:
- Evolución de la rotación.
- Días de cobertura.
- Capital inmovilizado.
- GMROI.
- Referencias sin movimiento.
- Faltas recurrentes.
- Evolución por categorías.
- Efecto de promociones y compras especiales.
Esto permite pasar de una gestión reactiva a una gestión preventiva basada en datos.
¿Qué errores debes evitar al gestionar el stock de una farmacia?
Incluso teniendo un sistema de control, hay determinados errores que pueden hacer que el inventario vuelva a desajustarse.
Comprar más porque el precio es mejor
Una promoción no es necesariamente rentable si obliga a comprar más unidades de las que la farmacia puede vender en un plazo razonable.
Antes de aceptar una compra por volumen, conviene comparar el ahorro obtenido con el coste de mantener ese inventario.
Gestionar todas las referencias de la misma manera
Una referencia A y una D no deberían tener necesariamente los mismos mínimos, frecuencia de revisión ni nivel de stock de seguridad.
La gestión debe adaptarse a la importancia y comportamiento de cada producto.
Esperar a que el stock llegue a cero
Cuando esperas a que una referencia se agote para realizar el pedido, ya estás reaccionando demasiado tarde.
El punto de pedido sirve precisamente para anticiparse al consumo durante el plazo de entrega.
Reducir el stock sin analizar las faltas
Bajar el inventario puede liberar capital, pero hacerlo indiscriminadamente puede aumentar las roturas.
La reducción debe centrarse en las referencias que tienen margen de ajuste sin comprometer el nivel de servicio.
Mirar únicamente el valor total del almacén
Saber que tienes, por ejemplo, 180.000 € de inventario no te dice por sí solo si esa cifra es adecuada.
Necesitas saber qué productos componen ese inventario, cuánto rotan, cuánto margen generan y cuántos días de cobertura representan.
Cómo puede ayudarte la tecnología a controlar el stock
Aplicar todos estos criterios manualmente es posible en una farmacia pequeña, pero la complejidad aumenta a medida que crece el número de referencias, el volumen de ventas o el número de establecimientos gestionados.
El problema no es únicamente tener los datos. Es convertirlos en decisiones de compra y reposición.
Un sistema de gestión de stock puede analizar de forma conjunta variables como las ventas, las faltas, la rotación y las existencias para ayudarte a identificar:
- Qué productos necesitan reposición;
- Qué referencias están sobredimensionadas;
- donde existe riesgo de falta;
- Qué stock permanece inmovilizado;
- Qué cantidades pueden ser adecuadas para cada referencia.
De esta forma, el control deja de depender exclusivamente de revisar visualmente las estanterías o de la experiencia individual de cada persona que realiza los pedidos.
En definitiva, la tecnología no sustituye el criterio del farmacéutico, sino que permite tomar decisiones con una visión más completa de lo que está ocurriendo en el inventario.
Cómo el acompañamiento de Sisfarma puede ayudarte a controlar el stock
Hacer manualmente todo este proceso, clasificar referencias, calcular mínimos, analizar faltas, revisar caducidades y estudiar la rotación, puede resultar cada vez más difícil a medida que aumenta la complejidad de la farmacia.
En Sisfarma trabajamos con más de 1.500 farmacias en España, Portugal, Andorra y Latinoamérica, y sumamos a nuestro CRM 360 para farmacia un consultor experto que analiza el negocio cada mes junto al titular.
El módulo de gestión de stock permite automatizar parte de este análisis y trabajar con los datos reales de cada farmacia para facilitar las decisiones sobre qué comprar, cuánto comprar y cuándo hacerlo.
Porque controlar el stock no consiste solo en tener información, sino en utilizarla para tomar mejores decisiones de compra, reducir el dinero inmovilizado y mantener un buen nivel de servicio para tus clientes y pacientes.
Puedes ponerte en contacto con nuestro equipo para revisar qué dicen los datos de tu farmacia y solicitar una demo gratuita.
