Pedido diario en la farmacia: cómo optimizarlo y evitar faltas
Cada mañana se repite la escena: el programa propone un pedido, alguien del equipo lo revisa deprisa entre receta y receta, se añaden un par de referencias «por si acaso» y se envía. El pedido diario en la farmacia parece una tarea rutinaria, pero es una de las decisiones que más pesan en tu rentabilidad. Si pides de más, inmovilizas dinero en las baldas y acabas peleándote con las caducidades. Si pides de menos, das faltas, el paciente se va a otra farmacia y quizá no vuelva.
La buena noticia es que el pedido diario puede dejar de ser una inercia y convertirse en un proceso con criterio, repetible y medible. En este artículo te proponemos una forma práctica de hacerlo, paso a paso, para que puedas empezar a ajustarlo mañana mismo.
Por qué el pedido diario en la farmacia decide tu liquidez
Cada unidad que entra en tu farmacia es dinero que sale de tu cuenta antes de volver en forma de venta. Un pequeño exceso en el pedido de hoy no parece grave, pero repetido día tras día, referencia tras referencia, se convierte en un stock inmovilizado que te resta liquidez y capacidad de negociar mejores compras.
Al otro lado de la balanza están las faltas. Una falta no es solo una venta perdida: es un paciente que tiene que volver más tarde o buscar el producto en otra farmacia. Y en un entorno con competencia online y de grandes cadenas, cada experiencia así erosiona la confianza que tanto cuesta construir.
Los errores más habituales que vemos al analizar farmacias son muy parecidos:
- Pedir por intuición o por costumbre, sin mirar la rotación real del producto.
- Mantener los mismos parámetros de stock todo el año, sin tener en cuenta la estacionalidad.
- Aceptar la propuesta automática sin revisarla, o revisarla solo para añadir unidades.
- Comprar volumen por una buena condición sin calcular cuánto tardará en venderse.
- No registrar las faltas, con lo que nunca se sabe por qué ocurren.
Cinco pasos para optimizar el pedido diario
1. Clasifica tu surtido según su rotación
No todas las referencias merecen la misma atención. Agrupa tu surtido en tres bloques: los productos de alta rotación, que concentran la mayor parte de tus ventas y no pueden faltar nunca; los de rotación media, que conviene vigilar; y los de baja rotación, donde está buena parte del riesgo de inmovilizado y caducidad. Con esta clasificación sabrás dónde poner el foco cada mañana y dónde puedes ser más prudente.
2. Define mínimos y máximos por producto (y revísalos)
El stock mínimo es la cantidad por debajo de la cual te arriesgas a dar una falta; el máximo, la cantidad por encima de la cual estás inmovilizando dinero sin necesidad. Fíjalos según la venta real de cada referencia y el plazo con el que te llega la reposición. Y, sobre todo, no los dejes congelados: los productos estacionales, las campañas de tu farmacia o un cambio en el barrio modifican la demanda. Revisar estos parámetros con regularidad es lo que separa un pedido ajustado de uno que arrastra errores durante meses.
3. Registra las faltas y analiza su causa
Pide a tu equipo que anote cada falta en el mostrador, aunque se resuelva en unas horas. Después, analiza el motivo: ¿estaba mal configurado el mínimo?, ¿hubo un pico de demanda puntual?, ¿era un problema de suministro ajeno a ti? Solo las faltas que dependen de tu gestión se corrigen ajustando el pedido; las demás requieren otras soluciones, como buscar alternativas o avisar al paciente con antelación.
4. Separa el pedido diario de las compras directas
El pedido diario debe cubrir la reposición; las compras directas al laboratorio responden a otra lógica, la de las condiciones y la estrategia de surtido. Mezclarlas lleva a decisiones confusas. Antes de aceptar una compra en volumen, hazte una pregunta sencilla: ¿cuánto tiempo tardaré en vender estas unidades? Si la respuesta es demasiado larga, el descuento puede no compensar el dinero inmovilizado ni el riesgo de caducidad.
5. Mide y revisa cada mes
Lo que no se mide no se mejora. Elige unos pocos indicadores y revísalos de forma periódica:
- Valor total del stock y su evolución.
- Rotación por familias de producto.
- Número de faltas y su causa.
- Unidades caducadas o retiradas.
- Margen obtenido en las compras.
Con estos datos delante, cada mes podrás decidir qué parámetros ajustar y qué referencias sobran en tu surtido.
Qué hacer con el stock que ya no rota
Optimizar el pedido evita que el problema crezca, pero no resuelve el stock parado que ya tienes. Para eso, conviene actuar de forma ordenada:
- Identifica las referencias sin movimiento en los últimos meses.
- Revisa las posibilidades de devolución antes de que se acerquen a su caducidad.
- Dales visibilidad en la zona de exposición o con acciones dirigidas a los clientes que pueden necesitarlas, recordando que la publicidad de medicamentos está regulada.
- Intercambia la parafarmacia que no consigues vender con otras farmacias para recuperar liquidez.
Cómo te ayuda Sisfarma a optimizar las compras y el stock
Todo lo anterior se puede hacer con hojas de cálculo y mucha disciplina, pero el día a día de la farmacia rara vez deja tiempo para ello. En Sisfarma lo planteamos como uno de nuestros cuatro ejes de trabajo: optimizar el stock para ganar liquidez y tomar el control de las compras.
Con el Cuadro de Mandos del CRM 360 Sisfarma ves la rentabilidad de tu farmacia en tiempo real y decides cada pedido diario con datos objetivos, no con intuiciones. Los algoritmos predictivos ayudan a equilibrar las existencias para reducir el inmovilizado, eliminar caducidades y evitar dar faltas. Para el stock de parafarmacia que no consigues vender, interFARMA te permite intercambiar productos con otras farmacias.
Y no estás solo con los datos: cada farmacia cuenta con un asesor experto en rentabilidad con el que se reúne cada mes para analizar los resultados y fijar estrategias. Según los datos de Sisfarma de 2025, las farmacias que trabajan con nosotros alcanzaron un margen del 35,48 %, frente al 30,50 % de la media del sector.
«Sisfarma ha generado un antes y un después en nuestra farmacia. […] mejorando nuestro surtido, reduciendo el impacto de las faltas y roturas de stock.» — José Francisco Amorós González, Farmacia Renedo de Piélagos.
Empieza mañana con tu pedido diario
No necesitas cambiarlo todo a la vez. Mañana puedes empezar por algo sencillo: revisar con calma el pedido propuesto, pedir a tu equipo que anote las faltas y marcar las diez referencias de baja rotación que más dinero te inmovilizan. En unas semanas tendrás información suficiente para ajustar mínimos y máximos con criterio.
Si quieres saber cuánto dinero tienes parado en tus baldas y dónde se están escapando ventas por faltas, solicita tu auditoría gratuita o pide una demo gratis y sin compromiso. Lo analizamos contigo, con los datos de tu farmacia.
